4.2 Sturen op kwaliteit bij aanbesteding

De eerste stap is een onderzoek naar de textielinzameling in de gemeente op dit moment. Dit kan eenvoudig door kritisch naar de eigen uitvoering te kijken en intern gerichte vragen te stellen.

• Hoe doen we het nu?
• Hoeveel textiel zamelen we gescheiden in, hoeveel verdwijnt in het restafval?
• Hoe communiceren we naar de burger over textielinzameling?
• Waarom doen we het zoals we het doen?
• Zijn er verbeteringen mogelijk?
• Hoe doen andere vergelijkbare gemeenten het en waarom doen ze dat zo?

Als de gemeente in beeld heeft hoe de huidige inzameling en sortering gaat en op welke manier deze onderdelen moeten worden aangepast, kunnen lokale mogelijkheden verkend worden. Als de gemeente zelf inzamelt, dan kan de gemeente op zoek gaan naar een sorteerder. Wanneer de gemeente liever volledig ontzorgd wordt, kan een partij gezocht worden die de inzameling én sortering verzorgt.

De markt

In Nederland zijn ongeveer tien sorteerbedrijven die het textiel sorteren naar kwaliteit om verschillende afzetmarkten te bedienen en restafval eruit halen dat bij de inzameling is meegekomen. De beste kleding is bestemd voor de tweedehandsmarkt.

Gemeenten sluiten een meerjarencontract af met inzamelaars voor de afname van textiel, waarin een kilovergoeding wordt afgesproken. Sommige gemeenten hebben recent de aandacht verlegd en kijken ook naar bijvoorbeeld transparantie, sortering, recycling en duurzame of lokale verwerking.

Marktverkenning

AAls de gemeente geen goed beeld heeft van geschikte partijen in de regio of meer informatie op een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld circulariteit) wil opdoen, dan kan een marktverkenning worden uitgevoerd. Een marktverkenning is een openbare aankondiging van een mogelijke opdracht. In de verkenning vraagt de gemeente de markt naar haar visie en haar mogelijkheden.

Aan de hand daarvan kan de gemeente de aard en vorm van de opdracht en de gunningscriteria bepalen. Daarnaast krijgt de gemeente aan de hand van de deelnemers een beeld van de markt. Omdat een marktverkenning voor de gemeente en de marktpartijen tijd kost, is het zinvol om alleen voor de grotere opdrachten een uitgebreide marktverkenning te organiseren.

Voor kleinere opdrachten volstaat vaak een bureauonderzoek om een beeld te krijgen van de actuele markt, bijvoorbeeld door websites van marktpartijen te bekijken, collega’s bij andere gemeenten te benaderen of publieke inzameldiensten te raadplegen

Concurrentiegerichte dialoog

Een concurrentiegerichte dialoog is een aanbestedingsprocedure die in essentie veel ruimte biedt voor kwalitatieve gunningscriteria. Deze optie is voornamelijk geschikt als de opdracht heel groot is (indicatief: meer dan 4000 ton textiel per jaar of een verzorgingsgebied van >500.000 inwoners).

De procedure biedt ruimte voor geschikte marktpartijen om verschillende oplossingen aan te dragen om in de behoefte van de opdrachtgevende gemeente(n) te voorzien. Vervolgens kan (kunnen) de gemeente(n) in de dialoog samen met de deelnemers de voorgestelde oplossingen nader uitwerken en uiteindelijk bepalen welke oplossing de meest wenselijke kwaliteit biedt.

Kenmerken van deze procedure zijn dat de uitgangspunten voor de onderhandeling van tevoren goed uitgedacht moeten zijn en dat de doorlooptijd lang is (meer dan 6 maanden is geen uitzondering). Circulus is een voorbeeld van een publiekrechtelijk orgaan dat samen met meerdere aandeelhoudende gemeenten via deze procedure een sorteerder heeft gevonden om een langdurige samenwerking mee aan te gaan.

Een inkoopadviseur kan helpen met de voorbereidingen en de uitvoering van een marktverkenning, contractonderhandeling of aanbesteding. Om te komen tot een concrete aanbesteding staan in de bijlagen voorbeeldeisen opgenomen.

Als de gemeente een goed beeld heeft van haar eigen ambities, haar eventuele eigen rol bij de inzameling en welk beleid daarvoor nodig is, dan kan de aanbestedingsprocedure worden gestart.

Bij gunning op Beste Prijs­Kwaliteitverhouding (BPKV) wordt niet alleen gekeken naar de prijs, maar er wordt ook gewogen op van tevoren bedachte kwalitatieve criteria. Dit zijn onderwerpen die de gemeente naast de prijs óók belangrijk vindt, zoals bijvoorbeeld transparantie, de inzet van social return of het beperken van transportafstanden.

De uitkomst van BPKV kan zijn dat de uitvoering niet het goedkoopst is, maar dat uiteindelijk wel de beste samenwerkingspartner uit de bus komt. Kwalitatieve gunningscriteria kunnen worden getoetst door een plan van aanpak uit te vragen.

Gemeenten kunnen hiermee inschrijvers beoordelen op kwaliteit en sturen op een betere kwaliteit van inzameling en verwerking van textiel. Kwalitatieve gunningscriteria kunnen gericht zijn op specifieke onderdelen, zoals: de inzameling, transport, sortering of verwerking. Ook kunnen kwalitatieve gunningscriteria gericht zijn op een totale aanpak of een aanpak gericht op duurzaamheid of transparantie.

Marktpartijen kunnen in deze plannen van aanpak oplossingen en inzichten vanuit de markt aandragen. In het kader staat een voorbeeld van Circulus beschreven over kwalitatieve gunningscriteria. In bijlage 6 staan voorbeelden van kwalitatieve gunningscriteria.

Gemeenten kunnen in een aanbesteding ook opnemen dat een percentage van het textiel beschikbaar gehouden wordt voor lokale of nieuwe initiatieven gericht op het closed loop recycling, het verlengen van de levensduur of andere projecten.